Sekilas tentang e-Journal

 

e-Journal

Solusi pengembangan ilmu

pengembangan dan pengelolaan ilmu|1

Masyarakat berbasis pengetahuan ditetapkan pemerintah sebagai misi kebijakan strategi nasional yaitu mewujudkan masyarakat Indonesia yang cerdas, kreatif, dan kompetitif dalam peradaban berbasis pengetahuan. Tahap implementasinya antara lain lewat penguasaan pengetahuan, peningkatan kemampuan pengambil keputusan untuk menyerap pengetahuan, menambah anggaran pendidikan, meningkatkan kurikulum pro-pengetahuan, dan membangun sistem birokrasi yang merangsang masyarakat berkreasi dan berinovasi.

Untuk peningkatan investasi penelitian serta pengembangan ilmu dan teknologi maka diperlukan pengelolaan pengetahuan yang tepat. Pengelolaan pengetahuan (knowledge management) adalah upaya bagaimana manusia dapat mengumpulkan aset pengetahuan (knowledge asset) dan kemudian menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Dengan demikian maka teknologi informasi dan komunikasi sangat berperan besar dalam membuat masyarakat menjadi pintar. Hal inilah yang merupakan dasar bagi terciptanya masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society). Upaya pemgembangan ilmu dilakukan melalui pertukaran pengetahuan dengan mudah dan cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Jadi pengelolaan pengetahuan dalam pengertiannya adalah suatu upaya untuk menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan.

Dengan pengelolaan ilmu yang tepat di dunia pendidikan, maka akan meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia. Kualitas sumber daya manusia (SDM) sangat dipengaruhi oleh tingkat pendidikannya. Melalui pendidikan, kegiatan penelitian, dan penulisan karya-karya ilmiah, akan membantu terciptanya suatu masyarakat berbasis pengetahuan. Penulisan karya-karya ilmiah, dan hasil penelitian tersebut tentunya membutuhkan suatu wadah publikasi yang dapat mengakomodasi secara cepat, merata dan mudah diperbarui. Hal ini dimaksudkan agar informasi ilmiah yang terkandung di dalamnya dapat tersampaikan ke masyarakat luas sebagai upaya pemberdayaan dan peningkatan mutu SDM khususnya dalam dunia pendidikan.

Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, maka publikasi atau penyebaran informasi yang semula melalui kertas (cetak/hard-copy) kini mulai berganti menjadi bentuk elektronik (soft-copy). Perubahan teknologi ini membuka peluang besar bagi penyebaran informasi ilmiah tersebut, terutama jika dapat diakses secara online dan dibangun pusat informasinya. Pusat informasi yang dibangun selain berfungsi menampilkan juga dapat menampung kiriman karya ilmiah secara online dari user/pengguna dengan syarat dan kondisi yang dapat diatur secara fleksibel. Kemampuan dan kemudahan teknologi tersebut memberi peluang yang sangat luas bagi terbangunnya pusat publikasi karya ilmiah berbasis TIK atau akan kita sebut sebagai e-journal. Dan demikian, akan memberi peluang bagi peningkatan mutu sumber daya manusia dengan memberi kemudahan dalam memperoleh ilmu pengetahuan tersebut.

tik, Jurnal Konvensional dan e-journal|2

Peran Teknologi Informasi Komunikasi

Dalam pengelolaan pengetahuan, terdapat istilah explicit knowledge yaitu hasil pengetahuan yang telah berwujud seperti tugas akhir, skripsi, thesis, laporan penelitian, buku dan semacamnya, serta tacit knowledge berupa pengetahuan yang masih tersimpan dalam kepala pemiliknya. Internet merupakan platform yang amat menunjang pertukaran tacit knowledge, sedangkan manajemen explicit knowledge akan ditunjang oleh pengembangan online information dengan konsekuensi proteksi pengetahuan, seperti hak atas kekayaan intektual (HAKI), hak cipta dan paten harus diperketat.

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) memungkinkan pekerjaan dilakukan tanpa atau dengan sedikit sekali campur tangan manusia. TIK juga mempermudah dan mempercepat perekaman, pengorganisasian, editing, penelusuran kembali, penyebaran, dan sharing, informasi dan pengetahuan serta sumber-sumbernya (termasuk manusia) dalam bentuk multiformat: tacit, explicit; teks, audio, video, audio-visual, dsb.; tanpa memandang bidang ilmu dan kegiatan. Hal ini memacu terciptanya masyarakat pengetahuan (knowledge society) yang demokratis. Siapa saja dapat memiliki akses ke sumber-sumber informasi dan pengetahuan, dan bisa dengan mudah mempublikasikan karyanya di Internet. Siapa saja tanpa memandang status sosial ekonominya bisa berpartisipasi dalam suatu kelompok diskusi online. Tiap individu menjadi semakin mudah untuk melakukan multi-tasking (beberapa tugas dalam waktu yang sama hanya melalui satu komputer). TIK juga memudahkan orang untuk berfikir dan menuangkan gagasannya secara multi-format dan non-linear. Kemampuan TIK ini juga meningkatkan percepatan cross-breeding informasi dan pengetahuan yang bukan lagi dalam disiplin atau bidang kehidupan yang sama, tetapi juga secara intra dan bahkan inter disiplin atau bidang kehidupan.

Jurnal Konvensional

Jurnal (journal) sebagai salah satu hasil pengetahuan yang terwujud dan terangkum dalam tulisan-tulisan ilmiah memungkinkan siapa saja yang mempunyai karya tulis dapat memasukkan karyanya. Jurnal yang kita kenal biasanya berupa buletin atau majalah ilmiah yang diterbitkan oleh institusi tertentu. Siapapun yang ingin mempublikasikan hasil karya ilmiahnya harus mengirim ke intitusi tersebut untuk dipublikasikan. Namun terdapat kelemahan dalam jurnal konvesional tersebut yaitu, terbatasnya karya ilmiah yang akan dimuat sehingga membuat karya ilmiah yang diterima harus diseleksi terlebih dahulu dan terbatasnya pendanaan dalam penerbitan jurnal tersebut karena publikasi tersebut harus dicetak dalam bentuk buletin atau majalah yang sangat jelas apabila semakin banyak oplah cetakan biayapun bertambah. Ini membuat jurnal konvensional tidak dapat terbit secara berkala dalam waktu yang singkat sehingga jelas membatasi tersampaikannya karya ilmiah tersebut termasuk yang tidak lolos seleksi atau tidak dimuat agar dapat dibaca oleh orang lain sebagai wujud pemberdayaan sumber daya manusia.

e-Journal

e-journal atau jurnal elektronik adalah solusi yang dapat diterapkan dalam mengatasi masalah tersebut. e-Journal secara sederhana dapat diartikan sebagai penyampaian informasi dan komunikasi atau jurnal secara online. e-Journal menyediakan seperangkat alat yang dapat memperkaya nilai suatu jurnal konvensional (terbitan dan kajian secara mendalam) sehingga dapat menjawab tantangan globalisasi. e-journal tidak berarti menggantikan model jurnal konvensional, tetapi memperkuat jurnal tersebut melalui pengelolaan penulis, karya tulis dan tanggapan atas karya tersebut, bahkan sampai pada tingkat mendiskusikan secara tak terbatas.

Karakteristik e-Journal adalah pertama, memanfaatkan teknologi elektronik dimana antara penerbit, penulis dan pembaca dapat saling berkomunikasi dengan relatif mudah dengan tanpa dibatasi oleh hal-hal yang bersifat protokoler. Kedua, memanfaatkan keunggulan TIK (komputer dan jaringan komputer). Ketiga, data karya tulis disimpan secara mandiri sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja bila penerbit, penulis dan pembaca memerlukannya.

Kelebihan e-Journal

Kompresi Data

Ini adalah kelebihan terbesar dari bentuk digital. Dengan asumsi sebuah keping CD yang kapasitasnya 700 MB dapat memuat buku dengan ketebalan lebih dari 4 ribu halaman. Jika dalam sebuah server jurnal online mempunyai kapasitas HardDisk sebesar 40 GB maka server jurnal tersebut dapat memuat setara 228 ribu halaman buku dalam format pdf atau sama dengan 345 jilid kamus bahasa Inggris-Indonesia, tiap jilid setebal 660 halaman, total berat 345 kg, yang jika disusun berjajar membutuhkan ruang sepanjang 15m.

Lebih ringan

Data yang telah dikompresi akan jauh lebih ringan dan akan lebih mudah membawa sekeping CD daripada membawa 6 kamus bahasa Inggris-Indonesia yang mempunyai berat 6 kg.

Mudah untuk untuk publikasi, diakses dan disalin

Dimasa lampau jika menginginkan karya tulis agar dapat dimuat dalam sebuah jurnal ilmiah membutuhkan waktu, tenaga dan fikiran yang besar. Kita harus mengirimkan ke penerbit dalam bentuk cetakan dengan mengantarkan langsung atau mengirimkan lewat pos, kemudian kita masih harus menunggu beberapa minggu untuk mengetahui karya tulis kita dimuat atau tidak. Setelah terbit pun jurnal ilmiah tersebut kebanyakan beredar pada kalangan terbatas saja, dan untuk menyalinnya kita perlu biaya tambahan baik harus beli jurnal tersebut atau menfotokopinya. Dengan kelebihan e-Journal tidak perlu harus mencetaknya terlebih dahulu cukup diketik dan disimpan dalam bentuk file, akses internet yang hanya keluar uang Rp. 3.500 per jam (jika yang didapat lebih dari 1 karya tulis uang tersebut jauh lebih murah), tinggal buka e-Journal, upload file karya imiah yang dinginkan dan tunggu konfirmasi paling lambat 1 x 24 jam sudah dapat mengetahui karya yang dikirim diterbitkan atau tidak. Selanjutnya jika karya tulis yang dikirim dimuat sudah pasti jutaan orang diseluruh dunia mempunyai kesempatan membaca karya ilmiah tersebut tanpa terbatasi.

Kelemahan e-Journal

Semakin banyaknya informasi tersedia secara online, memberikan efek positif bagi dunia pendidikan dan penelitian. Namun hal ini tidak terlepas dari berbagai kendala yang perlu diwaspadai oleh pengguna internet.

Keamanan Data

Masalah utama pemakai internet adalah kemanan data. Serangan virus, spamming mail merupakan ancaman pertama begitu kita online di internet. Virus dapat menghapus data di harddisk, merusak file dan mencuri informasi pribadi.

Hak cipta

Karya ilmiah yang dibuat online seringkali dijiplak oleh pihak lain tanpa seijin pemiliknya. Kalimat-kalimat pada suatu artikel dikutip tanpa menyebutkan referensi asalnya. Ada juga pihak tak bertanggung jawab yang memakai material di internet, tapi menghapus nama pengarangnya, atau sumber asli artikel tersebut. Seolah-olah artikel itu adalah karyanya sendiri. Hal-hal ini dapat dikategorikan kejahatan intelektual, dan merugikan penulis asli tulisan tersebut.

Kendala teknis untuk artikel yang hanya tersedia versi cetak

Tidak semua jurnal tersedia dalam bentuk elektronik. Terutama untuk artikel yang diterbitkan sebelum tahun 1990, seringkali hanya tersedia versi cetak. Misalnya jurnal ilmiah IEEE Trans. On Pattern Analysis and Machine Intelligence (PAMI), kalau dilihat di situs http://www.computer.org/tpami hanya menyediakan versi elektronik mulai tahun 1988. Artikel-artikel yang sudah tua juga masih tersedia dalam wujud kertas. Namun dewasa ini, sudah ditemukan teknologi scanner yang mampu men-scan satu halaman dokumen dalam waktu kurang dari 1 detik, dan langsung dikonversikan ke format PDF seperti “ScanSnap” produk Fujitsu, yang sudah termasuk di dalamnya software Adobe Acrobat untuk mengkonversikan hasil scan ke dalam format PDF (Nugroho, 2004).

Selain masalah-masalah tersebut diatas masih banyak hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam meng-online-kan informasi. Pada pembahasan berikut akan diuraikan bagaimana membangun sebuah E-Journal.

bagaimana membangun e-journal|3

Untuk membangun e-Journal sebenarnya tidaklah membutuhkan biaya yang mahal. Berikut beberapa hal yang perlu dipenuhi untuk membangun E-Journal.

Sumber daya manusia

Dalam hal ini sumber daya manusia dapat dibagi menjadi 1) Pengguna, yaitu orang-orang yang menggunakan TIK atau produk informasi. 2) Pengembang, yaitu orang-orang yang mengembangkan dan/atau meng-operasikan TIK tersebut.

Ketersediaan sumber daya manusia ini sangat penting karena mendukung keberlangsungan e-Journal yang akan dibangun. Jika kita tidak memilki minimal 1 orang yang ahli dalam pengelolaan sistem TIK, maka keberlangsungan e-Journal tersebut tidak dapat terjamin. Tugas dari SDM tersebut adalah menjaga tranformasi data yang terjadi antara pengguna dengan sistem, memberi otentifikasi pengguna, membackup data, menjaga data dari serangan virus dan menjaga keberlangsungan sistem yang berjalan.

Perangkat keras

Kebutuhan perangkat keras sebenarnya tergantung dari keseriusan lembaga atau institusi dalam membangun e-Journal tersebut. Jika memang memiliki keseriusan maka diperlukan biaya yang cukup mahal. Sebagai gambaran untuk membangun e-Journal diperlukan minimal 1 buah komputer server dengan perkiraan harga Rp. 20 jutaan, koneksi internet 24 jam dengan perkiraan termurah adalah Rp. 3 jutaan perbulan, dan adanya jaringan komputer lokal (LAN) agar pengguna dapat lebih mudah mengakses. Sebenarnya dengan perkiraan biaya tersebut bagi lembaga atau institusi besar seperti perguruan tinggi atau universitas adalah harga yang murah jika dibandingkan dengan manfaat yang akan diterima.

Idealnya memang setiap Perguruan Tinggi memiliki Server sendiri dan komputer workstation yang terintegrasi dengan jaringan lokal (LAN). Server digunakan sebagai komputer pusat penampungan dan pengelola data, sedang komputer workstation digunakan sebagai komputer akses data.

Perangkat lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk membangun e-Journal dapat diperoleh secara gratis di internet. Saat ini telah tersedia ratusan software gratis yang berfungsi sebagai Sistem Manajemen Konten (Content Management System). Karena tersedia cukup banyak maka tinggal memilih dan men-download salah satu software tersebut yang sesuai dengan karakteristik lembaga yang membutuhkan. Salah satu site yang menerapkan Content Management System (CMS) dan penulis ikut mengembangkan adalah contohnya www.tpunesa.net. Site ini menggunakan software moodle yang terfokus pada Sistem Management Belajar atau yang biasa disebut LMS (Learning Management System) atau juga www.m2-s.net yang menggunakan CMS Mamboo opensource. Telah terbukti software gratis tersebut mampu memenuhi kebutuhan dalam mempublikasikan dan mengelola informasi sesuai yang diinginkan.

Berikut contoh-contoh software gratis (opensource) yang selain gratis dapat dirubah sesuai dengan sistem kita secara bebas;

· Moodle opensource pengelola e-learning

· Claroline opensource pengelola e-learning

· Mamboo opensource content management system

· Joomla opensource content management system

· WordPress opensource blog (jurnal harian)

· Xoops opensource content management system

· PHPNuke opensource content management system

Perangkat Pendukung

Perangkat pendukung disini adalah perangkat yang dibutuhkan agar e-Journal yang dibangun dapat diakses secara luas yaitu, Domain Name dan Hosting. Artinya e-Journal tersebut memerlukan nama domain agar dapat diakses secara luas. Nama domain tersebut dapat diperoleh dari penyedia jasa domain (provider) yang saat ini sudah banyak tersedia hanya dengan sekitar kurang lebih Rp. 200 ribu pertahun. Disamping domain name juga diperlukan hosting atau tempat untuk meletakkan sistem e-Journal tersebut. Penyedia jasa hosting saat ini juga telah berkembang pesat sehingga sangat mudah mencarinya dan memilih mana yang lebih menguntungkan. Perkiraan biaya hosting yang harus ditanggung adalah sekitar kurang lebih Rp. 700 ribuan untuk kapasitas 100 MB selama 1 tahun. Jika institusi atau lembaga telah memiliki server mandiri maka hosting tersebut dapat diabaikan.

Untuk mengatasi masalah keterbatasan dana yang dianggarkan dalam membangun e-Journal, berikut adalah tips-nya:

a. Sediakan 1 orang tenaga ahli dalam sistem dan hadware khususnya sistem web. Perkiraan biaya gaji tenaga tersebut mungkin sekitar Rp.1.500.000 perbulan atau sebesar Rp.18.000.000 pertahun. Atau dapat menggunakan tenaga pengelola sistem lepas. Tenaga tersebut bekerja dari luar fisik institusi tersebut dengan biaya gaji yang dikeluarkan adalah bisa sampai separuhnya. Namun terdapat resiko atas kerahasiaan data-data yang kita miliki sebab biasanya tenaga seperti itu tidak hanya mengelola 1 sistem saja, tapi bisa dari beberapa lembaga/institusi atau bahkan perusahaan.

b. Gunakan hanya domain dan hosting diluar tanpa harus membeli server sendiri dengan begitu biaya yang harus dikeluarkan sekitar kurang lebih Rp. 3.500.000 pertahun untuk kapasitas 1 GB yang setara dengan 5500 halaman.

c. Gunakan akses putus hanya pada saat mengirim atau mengambil data. Cara seperti ini dapat menggunakan fasilitas jaringan telkomnet instan atau akses berlangganan. Ini dapat mengatur besar biaya yang harus kita keluarkan.

renungan|4

Untuk membangun e-Journal sangat mudah dan murah jika dibandingkan dengan manfaat dan kemudahan apa yang nantinya diperoleh. Dengan membangun e-Journal, ilmu dapat dengan mudah dan cepat berkembang luas kepada masyarakat sehingga dapat mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based society) dan meningkatkan mutu SDM Indonesia.